project_vignette-article_600px

Je souhaitais me tourner vers une solution robuste après avoir utiliser les solutions en ligne de Google et en particulier mis à mal les tableaux spreadsheets.
Je souhaitais un outil capable d’offrir plusieurs niveaux de lecture dans le suivi d’un projet : du plus simple – général – , au plus compliqué – détaillé -, en ayant la souplesse de bénéficier de donnés dynamiques pouvant être mises à jour instantanément à plusieurs endroits.

C’est pourquoi je me suis tourné vers Microsoft Project.

Cosmotouristes_TIMELINE_v2014_03_10_spontak_alexandreTimeline prévisionnelle des grandes étapes du projet

Après une petite période de formation sur les caractéristiques propres de l’outil, j’ai décidé de faire le grand saut et de le mettre en place pour le suivi de la phase de production d’un long projet (10 mois).
Pendant cette période, j’ai dirigé une équipe fixe à temps plein de 5 personnes (moi inclus) et plusieurs équipes à temps partiel allant jusqu’à +25 personnes.

La coordination des tâches, la visibilité du retard et de l’avancement, de la charge de travail et de la re-planification de tâches ont été les points essentiels sur lesquels j’ai du veiller.

Merci à Emmanuel d’Éveil L’envol qui m’a notamment accompagné pour mettre en place cette solution en milieu de production.

CT_SUIVIPROD_PROJECT_OVERVIEW_v2014_03_10Vue globale et synthétique de l’état actuel du projet.

Dans mon cahier des charges de départ, je souhaitais un outil réactif, pouvant encaisser de la donnée (actuellement plus de 4000 lignes sur le gantt).
J’ai couplé MS Project avec plusieurs autres outils qui m’ont permis d’avoir un workflow de gestion d’équipe et de projet répondant le plus à mes besoins et à ceux de la prod.
Excel, XMind, Visio, et la suite Google Apps en ligne (Spreadsheets et Docs) ont été de la partie. Je reviendrai plus en détails sur ces points dans un prochain article.

Bien évidemment, j’ai du faire de nombreux ajustements et personnalisations pour que l’outil puisse coller le plus possible aux besoins d’un projet audiovisuel : ici la conception d’un projet de série animée TV avec réalisation d’une bande-annonce en animation 3D.

Cosmotouristes_suivi-gantt_v2014_03_10_spontak_alexandreVue personnalisée pour la planification des tâches et le suivi Gantt

Le bilan de cette expérience ?

De nombreux points positifs :

  • Un Gantt qui marche très bien
  • La personnalisation des pages de suivi
  • Les synthèses et résumés concrètement exploitables
  • Les possibilités d’export pour la communication directement aux équipes

Mais aussi négatifs :

  • L’absence de mise en forme conditionnelle sans passer par du VBA (comme sur Excel)
  • L’export compliqué de tâches sous forme de base de donnée
  • La disparition des repères graphiques personnalisés lors de l’export en tant que fichier image (je suis preneur d’une solution)
  • La gestion des semaines avec jours fériés ou chômés pas toujours très claire
  • Pas d’application dédié iPad (maintenant que la suite Office est dispo dessus)
  • Le surcoût non-négligeable pour bénéficier de Project Online

Je compléterai cet article au fil du temps, et vais en créer de nouveaux pour revenir sur les outils de gestion de production que j’ai expérimenté.

Leave a Reply